Как избежать ошибки при оформлении лицензии ФСБ?

Когда организация планирует такую деятельность, разглашение сведений о которой нанесет вред государству, то это значит, что она имеет дело с информацией, определяемой, как «государственная тайна». Это могут быть сведения из области экономики, новых технологий, касающихся военной техники, разведывательные данные, сведения об оперативно-розыскной деятельности. Тогда она должна получить разрешение на использование этих данных в своей деятельности.

Такое право организации может дать лицензия ФСБ. Если выяснится, что у нее такого документа нет, то соответствующими органами деятельность будет остановлена, либо и вовсе не начнется.

Если индивидуальный предприниматель занимается разработкой и производством средств защиты информации, являющейся государственной тайной, то ему также нужна лицензия ФСБ.

Для получения лицензии организация подает оформленную заявку с пакетом прилагаемых к ней документов. Срок их рассмотрения составляет 50 дней. За это время организацию ожидают проверки, и одной из них будет экспертиза заявки и пакета документов. Выявленные ошибки потребуют времени на их исправление и растянут получение лицензии на месяцы. Вот почему важно знать и исправлять все недочеты до подачи комплекта заявления с документацией.

В данной статье рассматриваются самые распространенные ошибки, совершаемые при подаче заявки на лицензию ФСБ, а также даются рекомендации, как их избежать.

Содержание статьи:

• Ошибки при подготовке документации
• Ошибки, связанные с внутренними процессами и аудитом
• Ошибки в коммуникации с ФСБ
• Заключение

Ошибки при подготовке документации

У заявителя должен быть точный список документов, прилагаемых к заявке на лицензию. Отсутствие какого-либо документа из этого списка повлечет отказ в ее получении.

Недопустимо неправильное оформление заявления на получение лицензии ФСБ, документы не должны содержать устаревшей или ложной информации.

1. 1. Некорректное заполнение заявления

Ошибки могут появиться уже при заполнении формы заявления. Это могут быть ошибочные данные или неправильно заполненные графы.

Частые ошибки:

1. 1. • ошибки при заполнении полей формы;
      • ошибки при введении требуемой информации.

Как избежать:

1. 1. • иметь образец заявления;
      • необходимо обязательно проверять вносимые данные и сверяться с образцом заявления;
      • оформление заявления можно доверить специалистам.
   2. Отсутствие указанного в описи документа или неполный пакет необходимых документов

Перечень документов, необходимых при подаче заявления на получение лицензии ФСБ, размещен на Едином портале и сайте ФСБ России. Все, указанные в нем документы, должны быть переданы вместе с заявлением в орган, который выдает лицензию ФСБ.

Частые ошибки:

1. 1. • отсутствует опись содержимого пакета документов, передаваемых вместе с заявкой;
      • отсутствует какой-либо документ, входящий в опись содержимого пакета документов;
      • отсутствует оригинал квитанции оплаты госпошлины;
      • отсутствует ксерокопия предыдущей лицензии, в случае ее продления.

Как предотвратить:

необходимо составить контрольный список всех требуемых документов и перед подачей заявки на лицензию ФСБ проверить их наличие.

Ошибки в юридических и учредительных документах

В подготовку к получению лицензии должна быть включена проверка всей юридической информации, заключающейся в представляемых на получение лицензии документах. К моменту подачи заявки они должны быть приведены к соответствию требованиям законодательства о государственной тайне. Исключаются любые расхождения с действительным положением организации и ошибочные данные.

Частые ошибки:

• несовпадение юридического адреса с фактическим;
• пакет документов содержит устаревшие данные об организации;
• не изменены учредительные документы организации в связи с допуском к государственной тайне.

Как избежать:

• провести аудит юридической документации перед подачей;
• проконсультироваться с юристом, специализирующемся на лицензировании.

Ошибки, связанные с внутренними процессами и аудитом

Аудит мероприятий может быть проведен силами самой организации. Но лучше, если для этого будет привлечена сторонняя консультирующая компания. Но даже при этом могут возникать недочеты.

1. 1. Неполный или некорректный внутренний аудит

Если аудит производится собственными силами, то сотрудники организации не всегда могут справиться с поставленной задачей в силу отсутствия опыта и незнания требований.

Частые ошибки:

1. 1. • остаются не выявленными серьезные недочеты организации безопасности информации, относящейся к гостайне;
      • оценка уровня защиты информации может оказаться неправильной.

Как избежать:

провести аудит силами экспертной организации с хорошей репутацией.

1. 1. Недостаточное внимание к техническим требованиям

Чтобы получить допуск к государственной тайне и работать с документами, ее составляющими, необходимо создать в организации инфраструктуру, соответствующую требованиям ФСБ.

Частые ошибки:

1. 1. • помещения и рабочие места не подготовлены для работы с гостайной, не проведена проверка на наличие подслушивающих устройств;
      • применяемое программное обеспечение не сертифицировано, не установлена защита от вирусов-шпионов;
      • отсутствует необходимая система безопасности;
      • отсутствует режимно-секретное подразделение в структуре организации.

Как избежать:

1. 1. • должен быть проведен аудит технической базы, модернизация оборудования и систем безопасности до подачи заявки и выполнены все требования законодательства о соблюдении государственной тайны;
      • помещения должны быть подготовлены и аттестованы, оборудование сертифицировано;
      • должно быть организовано режимно-секретное подразделение силами организации, либо заключен договор с уже существующим РСП, имеющим лицензию ФСБ.
   2. Недостаточная квалификация сотрудников

Аттестация руководителя организации по защите государственной тайны — важный этап для подготовки к получению лицензии, так как существует разная степень допуска к государственной тайне.

От руководителя потребуется заполнение анкеты и предоставление различных справок, касающихся его личных данных. Он не может быть аттестован, если:

1. 1. • имеет судимость за тяжкие преступления;
      • сам или его родственники проживают за границей;
      • имеет ограниченную дееспособность.

Лишь после аттестации руководителя имеет смысл продолжать подготовку к получению лицензии ФСБ.

Частые ошибки:

1. 1. • руководитель организации не проходил обучение и не прошел аттестацию по защите государственной тайны;
      • сотрудники не имеют необходимого уровня допуска и квалификации для работы с государственной тайной.

Как избежать:

1. • в течение двух месяцев руководитель должен пройти обучение и аттестацию по дисциплине «защита государственной тайны»;
   • провести аттестацию сотрудников, получить допуски до подачи заявки.

Ошибки в коммуникации с ФСБ

Когда все подготовительные работы будут выполнены и все документы подготовлены, проведен аудит всех необходимых мероприятий по подготовке к получению лицензии, можно приступать к подаче заявления и прилагаемых документов в соответствующий орган ФСБ. Даже в этом случае заявитель может совершить ошибку.

• Неправильный выбор способа подачи документов

Заявление с пакетом документов подается в территориальное отделение ФСБ лично заявителем или его представителем, имеющим на это доверенность.

Частые ошибки:

• нельзя подавать документы на лицензию ФСБ через посредников, предлагающих свои услуги посредством Интернета; имеющих такие полномочия организаций не существует, а услуги предлагают мошенники;
• нельзя получить лицензию ФСБ с помощью консультантов, они могут лишь выполнить юридическое сопровождение готовящейся документации.

Как избежать:

Необходимо ознакомиться с законодательством РФ в плане порядка подачи заявления и сопровождающих документов на лицензию ФСБ.

• Отсутствие своевременного реагирования на запросы ФСБ

После подачи заявления с пакетом сопровождающих документов будут проведены проверки документов и самой организации на готовность к работе с государственной тайной. Это называется спецэкспертизой. Проводит ее организация, имеющая лицензию на проведение такого вида работы. Выбирает организацию сам заявитель. Если же требуется Государственная спецэкспертиза, то она проводится в порядке очереди.

При выявлении ошибок и недочетов заявителю будет представлено уведомление с перечнем выявленных нарушений и сроком их устранения. А также могут быть запрошены другие документы, не входящие в список необходимых для получения лицензии.

Частые ошибки:

• предоставление дополнительных данных по запросу ФСБ выполнено с задержкой указанного срока;
• выполнение пунктов уведомления ФСБ по устранению нарушений не производилось, либо произведено позже указанного срока.

Как избежать:

назначить приказом по организации ответственных лиц для быстрого реагирования на запросы и уведомления ФСБ.

Ошибки при оплате государственной пошлины

Ошибки со стороны заявителя возможны даже при уплате госпошлины.

Частые ошибки:

• госпошлина оплачена с опозданием;
• сумма уже произведенной оплаты ошибочная;
• просроченные платежи, если оплата госпошлины выполняется частями;
• ошибки в реквизитах при оформлении платежа.

Как избежать:

нужна тщательная проверка реквизитов и сумм, соблюдение сроков оплаты, сохранение подтверждений.

Ошибки в соблюдении сроков подачи заявки

Соблюдение сроков подачи заявления на получение лицензии ФСБ очень важно. Их необходимо знать и стараться подавать документы с небольшим упреждением по времени во избежание случайных, но при этом ведущих к срыву сроков получения лицензии, задержек.

Частые ошибки:

• создать график работ по подготовке к получению лицензии и строго придерживаться его;
• создать резерв времени на случай непредвиденных задержек.

Заключение

Ошибки при выполнении работ по получению лицензии ФСБ, и в частности по подаче заявки на эту лицензию, возможны на всех этапах. Особенно часто ошибки возникают при подготовке пакета документов, сопровождающего подачу заявления на лицензию. Это могут быть обидные грамматические ошибки, недостаток каких-либо документов в пакете или неправильное заполнение формы заявления. Более серьезными оказываются несоблюдение требований для получения лицензии ФСБ при подготовке самой организации и ее технических средств к работе с гостайной.

Также стоит отнестись с предельным вниманием к недочетам и ошибкам, выявленным при проведении аудита мероприятий по подготовке к получению лицензии самой организацией – заявителем, и, тем более, уведомлений после экспертизы, проведенной органом ФСБ или организацией, имеющей лицензию на такие проверки. Все указания таких уведомлений должны выполняться с соблюдением сроков.

Чтобы лицензия на гостайну была получена в желаемый срок, необходимо хорошо знать законодательство в этой области. Наилучшим вариантом в этом случае будет помощь консультантов, уже не раз участвовавших в процедуре подготовки к получению этой лицензии и имеющих положительный опыт ведения этого дела и хорошие рекомендации.